Politica de confidențialitate, OptiComm.AI

OPTICOMM AI S.R.L. („OptiComm”, „noi” sau „al nostru”) vă respectă confidențialitatea și se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal. Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, divulgăm și protejăm datele cu caracter personal atunci când vizitați opticomm.ai, utilizați produsele noastre software-as-a-service, platforma OptiComm.AI de predicție a nevoilor, tabloul de bord Sales Intelligence și agenții vocali AI de la agents.opticomm.ai, aplicația mobilă OptiComm pentru iOS, API-urile noastre sau interacționați în alt mod cu noi (denumite împreună „Serviciile”).

Prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”), cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și cu celelalte dispoziții aplicabile în materia protecției datelor.

1. Cine suntem (Operatorul)

În sensul GDPR, operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este:

OPTICOMM AI S.R.L. Sediul social: Drumul Taberei nr. 59, Sector 6, București, România Nr. de înregistrare în Registrul Comerțului J2018008555402 (EUID ROONRC.J2018008555402) · Cod unic de înregistrare (CUI): 39498041 E-mail: privacy@opticomm.ai

Responsabil cu protecția datelor (DPO): Camelia Nălucă Contact: dpo@opticomm.ai

Notă privind rolurile. Atunci când utilizați Serviciile pentru a prelucra date cu caracter personal ale propriilor clienți și contacte (de exemplu, istoricul comenzilor preluat din platforma dumneavoastră de comerț sau datele de contact și înregistrările apelurilor persoanelor cu care vorbesc agenții noștri vocali), dumneavoastră acționați în calitate de operator, iar noi acționăm în calitate de persoană împuternicită de operator, în numele dumneavoastră. Această prelucrare este reglementată de Acordul privind prelucrarea datelor. Prezenta Politică de confidențialitate descrie prelucrările pentru care OptiComm este operator, de exemplu cele privind vizitatorii site-ului, administratorii de conturi, potențialii clienți, partenerii și contactele directe de afaceri.

2. Datele cu caracter personal pe care le colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

a) Date de cont și de identitate: nume, e-mail profesional, nume de utilizator, funcție, organizație și date de autentificare.

b) Date de contact și de comunicare: conținutul mesajelor, al tichetelor de asistență și al corespondenței pe care ni le transmiteți, precum și evidența comunicărilor noastre.

c) Date de facturare și tranzacții: persoana de contact pentru facturare, datele societății, TVA/CUI și starea plăților. Datele cardului sunt gestionate de procesatorul nostru de plăți; nu stocăm numerele complete ale cardurilor.

d) Date de utilizare și tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului și al browserului, sistemul de operare, date din jurnale, paginile vizualizate, adresele URL de proveniență, marcajele temporale și interacțiunile cu Serviciile.

e) Cookie-uri și tehnologii similare, astfel cum sunt descrise în Politica privind cookie-urile.

f) Date de marketing și preferințe: preferințele dumneavoastră privind primirea comunicărilor și răspunsurile la campanii.

g) Datele clientului: atunci când introduceți date cu caracter personal în Servicii (inclusiv date din platformele de comerț conectate și contacte utilizate de agenții vocali), le prelucrăm în calitate de persoană împuternicită, în temeiul Acordului privind prelucrarea datelor, și nu în temeiul prezentei Politici.

Nu colectăm în mod intenționat categorii speciale de date cu caracter personal (de exemplu, date privind sănătatea, date biometrice sau date care dezvăluie opinii politice) prin intermediul site-ului nostru și vă rugăm să nu ne transmiteți astfel de date, cu excepția cazului în care sunt solicitate în mod expres și justificate legal.

3. Cum colectăm datele cu caracter personal

Direct de la dumneavoastră, atunci când vă înregistrați, solicitați o demonstrație, ne contactați, vă abonați la comunicări sau utilizați Serviciile.
Automat, prin cookie-uri, jurnale ale serverului și instrumente de analiză atunci când utilizați site-ul sau Serviciile noastre.
De la terți, precum distribuitorii, partenerii noștri, furnizori legali de îmbogățire a datelor, registre publice sau rețele sociale/profesionale, în măsura în care este permis.

4. De ce prelucrăm datele cu caracter personal și care sunt temeiurile juridice

Scop	Exemple	Temei juridic (art. 6 GDPR)
Furnizarea și administrarea Serviciilor	Crearea contului, autentificare, asistență	Executarea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. (b))
Facturare și plăți	Emiterea facturilor, încasarea taxelor, contabilitate	Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Securitate, prevenirea fraudei și detectarea abuzurilor	Înregistrare în jurnale, monitorizare, răspuns la incidente	Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)); obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Îmbunătățirea și dezvoltarea Serviciilor și a modelelor AI	Diagnosticare, analiză, evaluarea modelelor pe date agregate/anonimizate	Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Comunicarea cu dumneavoastră	Notificări privind Serviciile, răspunsuri la solicitări	Contract (art. 6 alin. (1) lit. (b)); interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f))
Marketing direct	Buletine informative, actualizări de produs, evenimente	Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a)) sau interese legitime pentru clienții existenți (art. 6 alin. (1) lit. (f)), cu posibilitate de dezabonare
Respectarea obligațiilor legale și de reglementare	Fiscalitate, contabilitate, răspunsuri către autorități	Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. (c))
Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în justiție	Litigii, audituri	Interese legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)); obligație legală

Atunci când ne bazăm pe interese legitime, am echilibrat aceste interese cu drepturile și libertățile dumneavoastră. Puteți solicita detalii despre această evaluare la privacy@opticomm.ai. Atunci când ne bazăm pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

5. Prelucrarea automatizată, predicțiile și crearea de profiluri

Scopul central al platformei noastre este de a anticipa nevoile clienților (ce este probabil să comande un client, când și în ce cantitate) și de a genera scoruri și recomandări pentru echipele de vânzări. Atunci când se efectuează pe datele clienților dumneavoastră, această creare de profiluri are loc în numele dumneavoastră, în calitate de persoană împuternicită, conform instrucțiunilor și temeiului juridic stabilite de dumneavoastră, astfel cum se prevede în Acordul privind prelucrarea datelor.

În cazul prelucrărilor pentru care OptiComm este operator (de exemplu, potențialii noștri clienți și utilizatorii site-ului), nu luăm decizii care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra dumneavoastră, bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, fără un temei legal și fără garanții adecvate. Dacă o astfel de prelucrare ar avea loc, v-am informa, v-am furniza informații relevante privind logica utilizată și v-am oferi dreptul de a obține intervenție umană, de a vă exprima punctul de vedere și de a contesta decizia, în conformitate cu articolul 22 din GDPR.

6. Agenți vocali AI și înregistrarea apelurilor

Atunci când sunt utilizați agenți vocali AI (de noi sau, mai frecvent, de clienții noștri care acționează în calitate de operatori), apelurile pot fi înregistrate și transcrise pentru furnizarea, securizarea, asistența și îmbunătățirea Serviciilor. Agenții informează apelantul că acesta comunică cu un sistem AI, în conformitate cu cerințele de transparență ale Regulamentului UE privind inteligența artificială. Înregistrarea și transcrierea datelor cu caracter personal se efectuează numai atunci când există un temei juridic valid și sunt furnizate informările și obținute consimțămintele necesare; atunci când clientul nostru operează agenții, clientul răspunde de acest temei în calitate de operator. Pentru mai multe detalii, consultați Declarația privind inteligența artificială responsabilă și transparența.

6a. Aplicația mobilă OptiComm (iOS)

Aplicația OptiComm pentru iOS („Aplicația”) permite unui utilizator profesionist să utilizeze un asistent AI personal care răspunde apelurilor pierdute ale utilizatorului și îi permite acestuia să revizuiască și să pună întrebări despre aceste apeluri. Pentru Aplicație, OptiComm este operator al datelor de cont ale utilizatorului și acționează conform instrucțiunilor utilizatorului în ceea ce privește conținutul apelurilor. Pe lângă categoriile din Secțiunea 2, Aplicația prelucrează:

Date de cont: adresa de e-mail, numele și numele asistentului ales de dumneavoastră; propriul număr de telefon, atunci când configurați redirecționarea apelurilor.
Date despre apeluri: numărul apelantului, înregistrarea audio a apelului atunci când înregistrarea este activată în Setări → Confidențialitate, transcrierile, rezumatele și informațiile despre apelanți reținute de asistentul dumneavoastră. Apelanții sunt informați că vorbesc cu un asistent AI.
Conversațiile cu asistentul: ceea ce scrieți sau spuneți asistentului dumneavoastră în Aplicație.
Contacte (opțional): dacă acordați acces la Contacte, numele și numerele de telefon din agenda dispozitivului dumneavoastră sunt încărcate în contul dumneavoastră, astfel încât asistentul să poată recunoaște apelanții și să aplice regulile stabilite de dumneavoastră pentru fiecare contact. Puteți revoca accesul oricând din Setările iOS; Aplicația încetează apoi sincronizarea.
Calendar și mementouri (opțional): dacă acordați acces, Aplicația citește evenimentele dumneavoastră viitoare pentru a afișa programul și creează evenimente sau mementouri atunci când îi cereți asistentului.
Microfon și recunoaștere vocală (opțional): utilizate numai atunci când vorbiți cu asistentul dumneavoastră prin voce.
Notificări: un token push al dispozitivului, utilizat de serviciul Apple Push Notification pentru a vă anunța despre apelurile pierdute.
Diagnosticare și utilizare: rapoarte de blocare (trimise către Sentry fără identitatea dumneavoastră) și evenimente neidentificabile de utilizare a produsului, asociate cu identificatorul contului dumneavoastră.

Prelucrarea prin AI și consimțământul. Asistentul funcționează prin trimiterea înregistrărilor audio și a transcrierilor apelanților, precum și a cererilor dumneavoastră către asistent, către ElevenLabs (AI vocal) și către un furnizor de modele lingvistice de mari dimensiuni. Acest lucru are loc numai după ce vă dați consimțământul explicit în Aplicație, iar îl puteți retrage oricând în Setări → Prelucrare AI și confidențialitate; asistentul nu mai funcționează până când consimțământul este acordat din nou. Acești furnizori prelucrează datele în numele nostru și nu le utilizează pentru antrenarea modelelor lor. Furnizorii noștri actuali sunt enumerați la /ro/subcontractori.

Unde sunt stocate datele. Datele de cont, de apel și ale asistentului sunt stocate în Uniunea Europeană (Supabase, regiunea Stockholm). Înregistrările apelurilor sunt stocate numai cât timp opțiunea Stochează înregistrările apelurilor este activată în Setări → Confidențialitate; același ecran afișează perioada de retenție aplicabilă contului dumneavoastră, iar înregistrările sunt șterse la ștergerea contului.

Ștergerea contului. Vă puteți șterge contul și toate datele asociate în orice moment din Setări → Șterge contul și datele din Aplicație; ștergerea este imediată și ireversibilă. Ne puteți solicita acest lucru și la privacy@opticomm.ai.

Aplicația nu afișează publicitate, nu utilizează urmărirea în aplicațiile sau pe site-urile altor companii și nu conține achiziții.

7. Cookie-uri și tehnologii similare

Utilizăm cookie-uri și tehnologii similare pentru a opera site-ul, a reține preferințele, a măsura performanța și (cu consimțământul dumneavoastră) pentru analiză și marketing. Cookie-urile neesențiale sunt setate numai după ce vă dați consimțământul prin bannerul nostru de consimțământ. Consultați Politica privind cookie-urile pentru lista completă și pentru opțiunile de control.

8. Partajarea și divulgarea datelor cu caracter personal

Nu vindem date cu caracter personal. Putem partaja date cu caracter personal cu:

Furnizori de servicii și persoane împuternicite subcontractate care ne ajută să furnizăm Serviciile (de exemplu, găzduire cloud și infrastructură, furnizori AI/LLM, furnizori de servicii vocale/telefonie și recunoaștere vocală, comunicații, analiză, plăți și instrumente de asistență), în baza unor contracte scrise care respectă articolul 28 din GDPR. Subcontractanții noștri actuali sunt enumerați la /ro/subcontractori.
Consilieri profesionali, precum avocați, auditori și contabili.
Autorități și organisme de reglementare, atunci când legea o impune sau pentru protejarea drepturilor noastre.
Dobânditori, în contextul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, sub rezerva confidențialității și a prezentei Politici.

8a. SMS / mesaje text

Atunci când furnizați numărul dumneavoastră de mobil pentru a activa autentificarea în doi factori, prelucrăm acest număr exclusiv pentru a vă livra coduri unice de verificare. Nicio informație despre telefonul mobil nu va fi partajată cu terți sau afiliați în scopuri de marketing sau promoționale. Datele privind acordul inițial și consimțământul pentru mesaje text nu vor fi partajate cu niciun terț. Categoriile de destinatari descrise în Secțiunea 8 de mai sus nu se aplică numerelor de mobil utilizate pentru autentificare, care sunt partajate numai cu furnizorul nostru de telecomunicații, strict în scopul livrării mesajelor.

9. Transferuri internaționale

Atunci când datele cu caracter personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European (SEE), de exemplu către anumiți furnizori de AI sau de infrastructură, asigurăm un nivel adecvat de protecție prin una sau mai multe dintre următoarele garanții: o decizie de adecvare a Comisiei Europene; clauzele contractuale standard (CCS) ale Comisiei Europene, completate, atunci când este necesar, cu măsuri tehnice și organizatorice suplimentare; sau un alt mecanism legal de transfer în temeiul capitolului V din GDPR. Atunci când este posibil, utilizăm regiuni de prelucrare din UE. Puteți solicita o copie a garanțiilor relevante la privacy@opticomm.ai.

10. Cât timp păstrăm datele cu caracter personal

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile prevăzute în prezenta Politică, inclusiv pentru îndeplinirea cerințelor legale, contabile sau de raportare.

Datele de cont: pe durata relației și o perioadă rezonabilă după încetarea acesteia.
Evidențele de facturare și contabile: păstrate pe perioada impusă de legislația fiscală și contabilă română (în general, până la 10 ani).
Datele de marketing: până la retragerea consimțământului sau până la exercitarea dreptului de opoziție, după care sunt excluse din utilizarea activă.
Jurnalele de utilizare și de securitate: păstrate, de regulă, până la 12 luni.
Înregistrările și transcrierile apelurilor (prelucrare în calitate de operator): păstrate numai cât timp este necesar scopului declarat, apoi șterse sau anonimizate.

Atunci când datele cu caracter personal nu mai sunt necesare, le ștergem sau le anonimizăm în condiții de siguranță.

11. Drepturile dumneavoastră

Sub rezerva condițiilor și excepțiilor din GDPR, aveți dreptul: de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și de a obține o copie a acestora; la rectificarea datelor inexacte sau incomplete; la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”); la restricționarea prelucrării; la portabilitatea datelor; de a vă opune prelucrării bazate pe interese legitime și de a vă opune marketingului direct în orice moment; de a retrage consimțământul oricând, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ; și de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care produce efecte juridice sau efecte similare semnificative, astfel cum se descrie în Secțiunea 5.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, contactați privacy@opticomm.ai sau dpo@opticomm.ai. Vom răspunde în termen de o lună, termen care poate fi prelungit cu încă două luni în cazul cererilor complexe sau numeroase. Este posibil să fie nevoie să vă verificăm identitatea înainte de a da curs cererii. Dacă solicitarea dumneavoastră se referă la date pe care le prelucrăm în numele unuia dintre clienții noștri (în calitate de persoană împuternicită), vă vom redirecționa către acel client.

12. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că prelucrarea noastră încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere din România:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București, România Web: https://www.dataprotection.ro · E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Puteți depune o plângere și la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră de reședință sau de muncă. Am aprecia totuși ocazia de a răspunde mai întâi preocupărilor dumneavoastră.

13. Cum protejăm datele cu caracter personal

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, a pierderii accidentale, a distrugerii sau a deteriorării. Programul nostru de securitate este susținut de sisteme de management certificate independent, inclusiv:

ISO/IEC 27001: Sistemul de management al securității informațiilor;
ISO/IEC 27018: Protecția datelor cu caracter personal (PII) în cloud-uri publice;
ISO/IEC 42001: Sistemul de management al inteligenței artificiale;
ISO/IEC 20000-1: Managementul serviciilor IT;
ISO 22301: Managementul continuității activității;
ISO 9001: Managementul calității.

De asemenea, ne aliniem practicile de securitate și reziliență operațională la Directiva NIS2 a UE (Directiva (UE) 2022/2555) și, atunci când este aplicabil, la DORA (Regulamentul (UE) 2022/2554). Măsurile includ criptarea în tranzit și în repaus, controlul accesului, securitatea rețelei, înregistrarea în jurnale și monitorizarea, practici de dezvoltare sigură, instruirea personalului, verificarea furnizorilor și proceduri de răspuns la incidente.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care ar putea genera un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore, atunci când este necesar, iar persoanele afectate vor fi informate fără întârzieri nejustificate, atunci când încălcarea ar putea genera un risc ridicat.

14. Copii

Serviciile sunt destinate utilizatorilor profesioniști și nu se adresează copiilor. Nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal de la copii sub 16 ani. Dacă apreciați că un copil ne-a furnizat date cu caracter personal, contactați privacy@opticomm.ai și vom lua măsurile adecvate.

15. Linkuri către terți

Serviciile noastre pot conține linkuri către site-uri sau servicii ale unor terți (inclusiv platforme de comerț conectate). Nu răspundem de practicile acestora privind confidențialitatea. Vă încurajăm să citiți notificările lor de confidențialitate.

16. Modificări ale prezentei Politici de confidențialitate

Putem actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate. Vom publica versiunea actualizată împreună cu o nouă dată a intrării în vigoare și, în cazul modificărilor semnificative, vom transmite o notificare suplimentară (de exemplu, prin e-mail sau în cadrul produsului). Vă rugăm să o consultați periodic.

17. Contactați-ne

OPTICOMM AI S.R.L., Confidențialitate Drumul Taberei nr. 59, Sector 6, București, România E-mail: privacy@opticomm.ai · DPO (Camelia Nălucă): dpo@opticomm.ai